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2021-12-10
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  隨著公司優質服務季活動的開展,各板塊、各部門都對服務理念有了更深的理解。作為公司的信息服務部門,結合本部門提報的工作,我深有感觸,就如何更好地服務跟同事們分享一下心得體會。
      首先,要明確服務對象。服務對象是誰?能提供哪些服務?這些服務是否是服務對象需要的?帶著這些問題,信息中心對提報的合同培訓項目進行分析,我們認為,此次服務的對象不僅是各門店簽訂合同的人員,也包括上下環節的相關人員,而最終目標就是讓大家清楚地知道合同簽訂的整個流程,每個需要簽訂合同的人員都能順利完成,減少返工與失誤,提高工作效率,促進公司合同簽訂管理工作的規范化與標準化。
      其次,要進行跨部門聯合協作,多溝通交流。通過理順合同簽訂流程來看,流程的制定是公司財務部和超市辦公室,合同的談判簽訂是經營部門,把合同錄入到信息系統是我們信息部門。雖然是合同簽訂培訓,但是讓簽訂人員弄明白前后銜接的各項工作,更有利于工作的進行。因此,要打破部門界限,將參與合同簽訂的各部門都納入培訓范圍。涉及到的部門多、范圍廣,準確高效的溝通是必不可少的。為此,在需要進行跨部門溝通的比較重要的工作時,我們用流程和表格加以規范,確保信息傳遞的準確性。
      再次,多從自身找原因。流程和表格都設計好后,如何培訓又是一個問題,因為我對其他部門的流程性設計,也比較熟悉,自然由我來主講也最合適,為了給大家講明白,自己必須得真正明白。我事先對合同簽訂的流程進行多次理順,并跟其他部門相關人員溝通,確定自己弄懂、弄通。但是自己懂并不一定能讓聽課的人聽懂。于是,我又想到通過圖表流程圖的形式展示給大家,為此我設計了一個詳細的流程圖,到哪一步需要哪幾項流程都標識清楚,流程圖和文字相結合,這樣大家就一目了然了。
      最后,要不斷根據服務對象的實際情況進行方式方法的改進。怎樣培訓好,達到想要的培訓效果,讓所有人會操作又成了新的課題。這次我更改了之前的培訓方式,通過講解、現場答疑、最后出題點名提問的方式進行,增加了大家聽課的重視性和認真程度。同時也及時獲得了大家是否聽懂的反饋,會后參與人員普遍反應對合同簽訂流程有了更加清晰的了解,達到了良好的效果。
      通過全程參與組織這次多部門聯合培訓,我對公司服務季活動有了更深刻的認識,不僅是做好某一項服務,更重要的是工作思維的轉變。我學會了從被服務對象的角度出發思考問題,真正將服務理念腳踏實地進行落實,以一個服務者的身份將工作做得更好。
     (信息發展服務中心 張曄)
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